Có nhiều phương pháp lập kế hoạch khác nhau, trong bài này mình chỉ nêu 4 phương pháp lập kế hoạch mà đa số các phần mềm lập kế hoạch đều hỗ trợ:

-Lập kế hoạch trên cơ sở trọng yếu

-Lập kế hoạch sáng kiến

-Lập kế hoach theo kịch bản

-Lập kế hoạch đối phó

Lập kế hoạch trên cơ sở trọng yếu

Lập kế hoạch trên cơ sở trọng yếu được sử dụng để dự báo các giá trị tương lai dựa trên xu hướng và mối quan hệ giữa các yếu tố như chi phí, doanh thu, KPI. Bằng việc thay đổi số liệu trong các tài khoản trọng yếu, giá trị mục tiêu của kế hoạch sẽ thay đổi tương ứng.

Nhân tố trọng yếu là những chỉ tiêu có ảnh hưởng trực tiếp đến kế quả đo lường (doanh thu, lợi nhuận…) và các nhân tố này cần phải được thẩm định lại với số liệu lịc sử.

Ví dụ, nhân tố trọng yếu của lợi nhuận ròng có thể là giá bán, giá thành, doanh số…Chúng ta thay đổi các chỉ số này thì lợi nhuận ròng sẽ thay đổi theo.

Mô hình này cho một bức tranh toàn cảnh và trực quan về lợi nhuận, doanh thu, chi phí nhưng điểm hạn chế của mô hình này là không tính toán được những ảnh hưởng của giá thành khi thay đổi sản lượng sản xuất hay doanh thu khi thay đổi chính sách chiết khấu, và không tính toán đến các yếu tố bên ngoài như thời tiết…

Lập kế hoạch sáng kiến

Lập kế hoạch sáng kiến là ghi nhận tác động của những hành động cụ thể mà có ảnh hưởng đến sự phát triển tự thân của một doanh nghiệp. Các sáng kiến tác động đến một dự án:

-Một hành động được thực hiện

-Các bộ phận liên quan trong việc triển khai

-Người chịu trách nhiệm triển khai tổng thể

-Lý do thực hiện và phương pháp đo lường thành công

-Thời gian thực hiện cùng với ngày bắt đầu và ngày kế thúc

-Các cột mốc để kiểm tra việc thực hiện

-Các nguồn lực cần thiết

Các sáng kiến có thể được liên kết với các yếu tố trọng yếu trong mô hình lập kế hoạch trên cơ sở trọng yếu được đề cập bên trên. Điểm khác trong mô hình này là ta có thể kết hợp và dịch chuyển các sáng kiến để xem tác động đến kết quả tổng thể. Ví dụ, nếu ta trì hoãn sáng kiến số 3 2 tháng thì sẽ tác động thế nào đến doanh thu và giá thành? Hoặc nếu chúng ta loại bỏ sáng kiến số 2, chúng ta có thể dịch chuyển sáng kiến 4 và 5 hay không?

Lập kế hoach theo kịch bản

Lập kế hoach theo kịch bản không phải là đưa ra những dự đoán hoàn toàn chính xác, mà là dự báo những gì có thể xảy ra trong tương lai. Điều này cho doanh nghiệp thời gian để nghĩ về cách họ có thể thành công trong những kịch bản khác nhau. Mô hình lập kế hoach theo kịch bản này ngày càng được dùng bới các công ty vừa và nhỏ trong phát triển tầm nhìn, quản lý chiến lược và các quá trình đưa ra quyết định quan trọng.

Ví dụ thực tiễn về 3 kịch bản: Một một công ty sản xuất hoa trên Đà Lạt chuyên xuất khẩu hoa tươi đi Hà Lan, việc dự đoán kịch bản trong 5 năm tới là vô cùng quan trọng.
– Kịch bản 1: Trong 5 năm, công ty này sẽ mở rộng kinh doanh ra các nước ở Châu Á bao gồm Nhật Bản, Hàn Quốc và Singapore
– Kịch bản 2: Thị trường ổn định và cong ty tiếp tục kinh doanh, tập trung chủ yếu xuất khẩu vào Hà Lan
– Kịch bản 3: Hoạt động xuất khẩu vào thị trường Hà Lan bị chấm dứt và doanh nghiệp cần tìm thị trường tiêu thụ mới

Ví dụ trên dựa trên ba kịch bản: một kịch bản khả quan, một kịch bản thông thường và dễ xảy ra nhất (đây cũng được coi là dự báo) và một kịch bản bi quan (hay trường hợp kịch bản tồi tệ nhất). Trên thực tế, doanh nghiệp buộc phải nghĩ đến cả ba kịch bản và cần có biện pháp đối phó. Vậy nên, doanh nghiệp cần nâng cao nỗ lực của họ và đảm bảo là mọi nhân viên đều tập trung vào công việc và luôn nghĩ tới những phương án xử lý vấn đề khác nhau.

Thông qua việc xem xét kĩ tất cả các kịch bản, một doanh nghiệp có thể kiểm tra xem một chiến lược họ đã lựa chọn có thể được duy trì trong những điều kiện không chắc chắn hay không. Đây là lí do tại sao các doanh nghiệp nên nhìn vào xu hướng và các yếu tố căn bản có ảnh hưởng đáng kể đến các sự kiện. Nếu chiến lược hiện tại không thể đứng vững trước những tác động như vậy thì doanh nghiệp nên thay đổi chiến lược của mình.

Lập kế hoạch đối phó

Lập kế hoạch đối phó là thực hiện một bản kế hoạch đối phó với các sự kiện mà chưa biết chắc chắn nó có xảy ra hay không. Trong quản lý dự án, kế hoạch đối phó là một phần bắt buộc của quản lý dự án, nó mô tả mỗi hành động bạn cần phải làm nếu rủi ro xảy ra hoặc đã xảy ra. Chú ý là các rủi ro này thuộc dạng rủi ro đã xác định.

Ví dụ bạn là trưởng một dự án về công trình xây dựng, rủi ro có thể trời mưa trong quá trình sơn công trình khiến cho lớp sơn phủ bị mưa trôi hết. Vì vậy, bạn phải có kế hoạch để nếu bất cứ khi nào có trời mưa, cần phải đem thiết bị che chỗ được sơn. Và khi trời tạnh mưa thì gỡ bỏ thiết bị che phủ sơn đi. Đây gọi là Lập kế hoạch đối phó.

Kế hoạch đối phó tương tự như kế hoạch kịch bản, tuy nhiên mục đích của nó là để xem xét các tác động của các yếu tố đến kết quả hiện tại và dự báo.

#ST