Hoá đơn điện tử – vượt trội về tính năng trong quản lý, tiết kiệm chi phí thời gian, nhân lực… nhưng có một thực tế đáng quan ngại rằng có nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn còn chần chừ trong việc chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử.
Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ cho phép các doanh nghiệp tự lựa chọn triển khai áp dụng hóa đơn điện tử và thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau 8 năm thực hiện, hóa đơn điện tử đã cho thấy những lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy như: tinh giảm thủ tục và thời gian lập, phát hành và quản lý hóa đơn, giảm thiểu chi phí liên quan đến hóa đơn cho doanh nghiệp, hạn chế tình trạng giả mạo hóa đơn….
Chính phủ mới đây đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Theo đó, tới tháng 11/2020, toàn bộ các doanh nghiệp Việt Nam phải hoàn tất việc triển khai hóa đơn điện tử. Nghị định đặt ra lộ trình 24 tháng để các doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị cơ sở hạ tầng và con người để áp dụng hóa đơn điện tử.
Một số lý do khiến doanh nghiệp do dự triển khai hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lo sợ những sự cố có thể xảy ra trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử như mất điện, mất Internet dẫn đến mất dữ liệu, vấn đề bảo mật không được bảo đảm…. ảnh hưởng tới công việc kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không có đủ kênh thông tin tham khảo hay được tư vấn đầy đủ về các vấn đề cần xử lý trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử như chỉnh sửa, thu hồi, điều chỉnh hóa đơn hay xuất trình khai báo trong quá trình vận chuyển hàng… nên vẫn còn chần chừ chưa chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử. Các vấn đề khác như chứng thư số, kết nối với Cơ quan Thuế cũng là những khái niệm mới mẻ khiến doanh nghiệp ngần ngại sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn, giải đáp và hỗ trợ đầy đủ.
Lo ngại tâm lý chưa quen thuộc với hóa đơn điện tử của khách hàng
Nhiều doanh nghiệp nhận ra việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy, tuy nhiên các khách hàng của doanh nghiệp đa số đã quá quen với hình thức hóa đơn truyền thống. Điều này vô hình chung gây trở ngại tới việc áp dụng hóa đơn điện tử bởi các doanh nghiệp cảm thấy khó khăn, có tâm lý ngại giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, họ không nắm được thông tin và hỗ trợ về hóa đơn điện tử, do đó không thể trả lời những thắc mắc của khách hàng một cách trọn vẹn.
Những khách hàng chưa biết tới hóa đơn điện tử thường nảy sinh lo ngại về tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Họ nghi ngại không biết được hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý trước cơ quan chức năng hay không, và có thể hoàn toàn thay thế chức năng của hóa đơn giấy hay không. Tâm lý lo ngại của khách hàng tác động trực tiếp tới doanh nghiệp bởi rõ ràng không doanh nghiệp nào muốn phải nhận phàn nàn hay khách hàng mình gặp khó khăn.
Lo ngại về khả năng tích hợp với hệ thống quản lý có sẵn
Sự băn khoăn về khả năng tích hợp với phần mềm sẵn có cũng là lý do mà nhiều doanh nghiệp vẫn còn chần chừ chưa sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có chuỗi hoạt động quy mô lớn, tích hợp hóa đơn điện tử với các phần mềm sẵn có là vô cùng quan trọng. Việc không có khả năng tích hợp với phần mềm sẵn có sẽ dẫn đến sự thiếu đồng bộ, thiếu thống nhất trong mô hình vận hành doanh nghiệp, đồng thời có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và nhân lực hơn để đồng bộ dữ liệu.
Nhìn chung các vấn đề trên đều có thể giải quyết nếu doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ thông tin về hóa đơn điện tử, đồng thời được hỗ trợ kịp thời trong quá trình triển khai. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần chú ý đến thời hạn 01/11/2021 bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 của Chính phủ để có những bước chuẩn bị phù hợp, tránh cập rập và bị động.
Hợp tác với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín chính là chìa khóa giải quyết toàn bộ các vấn đề cản trở doanh nghiệp triển khai phần mềm hóa đơn điện tử và giúp quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi hơn.
Nguồn: ST