Là một kế toán bạn sẽ thường xuyên phải tiếp xúc với các loại hóa đơn. Dưới đây là các vấn đề về hóa đơn kế toán cần biết khi làm việc thực tế
1. Khái niệm hóa đơn
Theo luật kế toán số 88/2015: Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Theo thông tư số 39/2014/TT-BTC: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Nội dung của hóa đơn, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
2. Các loại hóa đơn
Hóa đơn giá trị gia tăng: Dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các trường hợp:
- Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa
- Hóa đơn hoạt động vận tải quốc tế
- Hóa đơn xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
- Hóa đơn xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài
Hòa đơn bán hàng: Dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được như xuất khẩu
Hóa đơn khác gồm: Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
3. Các chỉ tiêu trên hóa đơn
- Tên hóa đơn
- Ngày tháng lập hóa đơn
- Nội dung
- Tỷ giá
- Thuế suất
- Tổng tiền
- Phần chữ ký trên hóa đơn
- Các thông tin phụ trên hóa đơn
- Lập hóa đơn trong một số trường hợp đặc biệt
4. Thời điểm lập hóa đơn
- Đối với hoạt động bán hàng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử hữu, quyền sử dụng hàng hóa.
- Hoạt động dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành hoặc thu tiền
- Hoạt động xây dựng: Là thời điểm nghiệm thu bàn giao
- Hoạt động kinh doanh bất động sản, xây nhà để bán: Là thời điểm thu tiền theo tiến độ
- Đối với hoạt động cung cấp điện nước: Chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ.
5. Đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn
Quy trình để sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập
- Bước 1: Làm công văn đăng ký sử dụng đặt in hóa đơn gửi cho cơ quan thuế
- Bước 2: Cán bộ thuế, phường, xã kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. Cơ quan thuế ra công văn chấp thuận/khong chấp thuận cho doanh nghiệp đặt in hóa đơn
- Bước 3: Liên hệ với nhà in để đặt in hóa đơn
- Bước 4: Làm thông báo phát hành hóa đơn kèm hóa đơn mẫu. Sau 2 ngày kể từ ngày thông báo, đơn vị sẽ được sử dụng hóa đơn
6. Thông báo phát hành hóa đơn
Trường hợp thông báo phát hành cần bổ sung, cơ quan thuế gửi văn bản thông báo trong thời hạn 2 ngày làm việc
Doanh nghiệp điều chỉnh để lập thông báo phát hành hóa đơn. Nộp cả bản mềm và bản cứng
Từ lần thứ 2 trở đi: Nộp thông báo phát hành hóa đơn bằng bản mềm, thời hạn chậm nhất 2 ngày trước khi bắt đầu sử dụng, niêm yết tại trụ sở thông báo phát hành và hóa đơn mẫu.
Mẫu hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Hóa đơn mẫu kèm theo thông báo phát hành để gửi cơ quan Thuế và để niêm yết tại các cơ sở sử dụng bán hàng hóa, dịch vụ là liên giao cho người mua hàng.
7. Phát hành hóa đơn với chi nhánh
Chi nhánh độc lập: Tự in/ Đặt in hóa đơn
Chi nhánh phụ thuộc: Sử dụng chung hóa đơn với trụ sở chính, khai thuế giá trị gia tăng tại trụ sở chính (Không phải thông báo phát hành hóa đơn), khai thuế giá trị gia tăng riêng (Phải thông báo phát hành cho cơ quan quản lý thuế quản lý chi nhánh, có thể sử dụng hóa đơn mẫu là số 01 số hóa đơn đầu tiên được phân bổ đã gạch bỏ số thứ tự và đóng chữ “Mẫu” – các hóa đơn này không phải thực hiện thông báo phát hành)
8. Thay đổi tên, địa chỉ công ty
Đối với trường hợp không thay đổi cơ quan thuế quản lý
- Phát hành hóa đơn mới và hủy hóa đơn đang sử dụng
- Tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành: Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn. Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn – cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Trường hợp thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển – hủy hóa đơn đang sử dụng với cơ quan thuế nơi chuyển đi
- Tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành: Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn. Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi kèm bảng kê hóa đơn chưa sử dụng. Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn – cơ quan thuế nơi chuyển
9. Điều chỉnh hóa đơn
Trường hợp chưa giao cho người mua: Gạch chéo xóa bỏ các liên sai và lập hóa đơn mới
Trường hợp đã giao cho người mua:
- Sai tên địa chỉ và đúng mã số thuế và các chỉ tiêu khác: lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh
- Sai sót khác (MST, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, thành tiền, thuế…): Nếu chưa kê khai thì lập biên bản thu hồi hóa đơn sai để xóa bỏ và lập hóa đơn thay thế; nếu đã kê khai thuế thì lập biên bản điều chỉnh và lập hóa đơn điều chỉnh
- Hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT,… tiền thuế GTGT cho hóa đơn số…, ký hiệu…
10. Hóa đơn hủy
Các trường hợp hủy hóa đơn: Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa; Thay thế mẫu hóa đơn đang sử dụng; Chuyển phương thức kê khai thuế giá trị gia tăng; Làm thủ tục đóng mã số thuế; Hóa đơn không còn giá trị sử dụng chuyển sang mua hóa đơn của cơ quan thuế; Hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế để chuyển sang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in…
Thời hạn: 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế 10 ngày (Nếu cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng)
Phương thức hủy: Đốt, xé bỏ, cắt góc…
11. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Các trường hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng:
- Vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in
- Rủi ro cao về thuế mua hóa đơn của cơ quan thuế
- Ngày thứ 20 của tháng kề sau
- Thực hiện ít nhất trong thời gian 12 tháng và chuyển sang theo quý khi có có thông báo của cơ quan thuế
Báo cáo theo quý: Các trường hợp còn lại và vào ngày thứ 30 của tháng kề sau quý
Báo cáo theo từng lần: Chia, tách, …chuyển đổi doanh nghiệp. Thời gian 45 ngày kể từ ngày có quyết định chuyển đổi (thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế)
12. Trường hợp hóa đơn mất, cháy, hỏng
- Lập báo cáo gửi cơ quan thuế chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra vụ việc
- Lập biên bản ghi nhận sự việc – ghi rõ liên 1 đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào
- Sử dụng bản sao chép liên 1 của hóa đơn có ký xác nhận và đóng dấu của người bán làm chứng từ thay thế
13. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
- Lập khống hóa đơn, nội dung không có thực
- Cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để bên khác lập khi bán hàng hóa, dịch vụ
- Cho hoặc bán hóa đơn đã lập để bên khác sử dụng làm chứng từ kê khai thuế
- Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc
- Lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên
- Dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác
- Sử dụng hóa đơn đã được cơ quan chức năng kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
- Sử dụng hóa đơn giả – Được khởi tạo theo: Mẫu hóa đơn đã phát hành của một người bán khác, tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn
- Sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Chưa hoàn thành việc thông báo phát hành
- Sử dụng hóa đơn hết giá trị sử dụng: Đã phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng, hóa đơn bị mất đã báo cáo với cơ quan thuế, hóa đơn của bên bỏ trốn, tự ý ngừng hoạt động không thông báo, đã đóng mã số thuế
14. Xử phạt về hóa đơn
Thời hiệu tính từ khi chấm dứt vi phạm/ phát hiện vi phạm: 5 năm với sai phạm trốn thuế, gian lận, nộp chậm, khai thiếu thuế, 1 năm với các trường hợp khác
Thời hiệu coi là chưa bị xử phạt vi phạm hành chính: 6 tháng (với xử phạt cảnh cáo), 1 năm (với xử phạt tiền), hết thời hiệu thi hành quyết định xử phạt mà không tái phạm